Von
Thorsten Kohlberg
Folge 1 verpasst ? Hier geht es zu Folge 1: KLICK
In
dieser Folge möchte ich euch einmal meine Struktur und mein Setup näherbringen.
Wie in der letzten Folge beschrieben, kann man sein papierarmes Büro mit
kleinsten Mitteln und Zubehör schon umsetzen. Da ich in ferner Zukunft aber
komplett ohne Papier im Büro auskommen möchte, bin ich das ganze etwas
strukturierter und professioneller angegangen.
Einfache Ordnerstruktur
Eine
einfach aufgebaute und zu verstehende Ordnerstruktur ist mir sehr wichtig. Dabei
verzichte ich ganz auf Unterordner damit das Geflecht nicht zu unübersichtlich
wird.
Papierarmes
Büro (Hauptordner)
010_Geschäftlich
020_Bank
030_Versicherungen
040_Rechnungen
050_Familie
Diese
Struktur ist nur ein Beispiel und kann von Person zu Person anders aussehen. Wichtig
ist nur: Je weniger Ordner desto einfacher die Ablage und desto einfacher die
Suche. Apropos Suche, diese übernimmt einfach das Suchen Fenster meines Windows
oder Mac Systems. Hier ist nur auf einen eindeutigen Dateinamen zu achten der
die Suche vereinfacht. Meine Daten sind wie folgt benannt: 2018-05-02_aussagekräftiger Dateiname. Ich sortiere meine Daten
immer nach dem Datum, dass auf dem Dokument angegeben ist oder wann dieses
Dokument von mir erstellt wurde.
Sicherung der Daten
Nach
dem ich meine Ordnerstruktur hatte und auch schon einige Dokumente dort
abgelegt habe, machte ich mir Gedanken über die Sicherung dieser Daten. Da ich
von Hause aus ein skeptischer Mensch bin und der "Wolke" nicht alles
anvertraue, legte ich mir eine geeignete Network Attached Storage (NAS) zu. Nun
habe ich meine eigene Cloud in der ich meine Daten regelmäßig ablege und
sichere. Der Vorteil solch einer NAS ist der Zugriff von unterwegs, somit
brauche ich auf Reisen oder bei einem Termin nicht auf meine Daten verzichten.
Digitalisierung von
Unterlagen am PC
Ein
recht einfacher Weg seine Dokumente zu digitalisieren ist sie einzuscannen.
Damit fing ich damals auch an und nutzte mein vorhandenes Multifunktionsgerät,
Scanner /Drucker in einem. Nach dem einscannen von 2 dicken Ordnern wurde mir
allerdings klar, dass es so nicht weitergehen kann, das Gerät war für diesen
Zweck viel zu langsam und die beiliegende Software nicht komfortabel genug. Nach
dem konsumieren von einigen Testseiten im Internet, legte ich mir einen
geeigneten Mittelklasse Dokumentenscanner mit einem umfangreichen Softwarepaket
zu.
· Dokumentenscanner
Fujitsu ScanSnap S1300i
· Visitenkarten-Scansoftware
(lag dem Scanner bei)
· Abby Finereader (lag
dem Scanner bei)
· Card-Minder Datenbank
(lag dem Scanner bei)
Dieser
Scanner bietet nicht nur den Vorteil das er sehr klein und kompakt gebaut ist.
Man kann ihn wahlweise mit einem Netzteil oder über USB mit Strom versorgen,
dass z.B. auf Reisen ein großer Vorteil ist. Durch seinen Duplexscann braucht
man seine Dokumente nur noch einmal einzulegen und kann diese per Knopfdruck
beidseitig scannen.
Die
Scangeschwindigkeit liegt im „normalen Modus“ bei 12 Seiten/Minute (Farbe) und
24 Seiten/Minute (Graustufen).
Digitalisierung von
Unterlagen Mobil
Ja,
auch von Unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet kann man Unterlagen
einscannen. Bei mir sind das meistens Tankbelege, Restaurantrechnungen,
Porto-Nachweise und Visitenkarten. Hier probiere ich gerne auch mal neue Apps
aus, aber mein derzeitiger Favorit ist Scanbot, in der kostenlosen Variante,
diese reicht mir vollständig aus. Die Daten speichere ich wahlweise auf Google
Drive oder direkt in meiner NAS-Cloud.
Entsorgung der
eingescannten Unterlagen.
Achtung!
Ich vernichte natürlich nicht alle Unterlagen. Verträge, wichtige
Bankunterlagen, Zeugnisse usw. kommen natürlich wieder in einen Ordner im
Schrank. Alles was weg kann, möchte ich natürlich sicher und kostengünstig
entsorgen. Hierzu nutze ich einen Streifen Schredder aus dem Hause Hama. Diesen
konnte ich schon vor Jahren günstig erwerben und er tut immer noch seinen
Dienst bei mir. Wer seine Unterlagen noch sicherer vernichten möchte oder muss
kann sich in der Norm DIN 66399 nach der geeigneten Sicherheitsstufe
informieren. Die stärkste Sicherheitsstufe ist derzeit P-7 (Streng geheim
zuhaltende Daten – Geheimdienst) mit einem Cross-Cut von 0,8x5mm.
Mein Fazit zu dieser
Folge
Fang
mit einer einfachen Ordnerstruktur auf dem PC an und verarbeite deine neu
eintreffenden Unterlagen mit deinen vorhandenen Geräten. Überlege Dir, ob ein
papierarmes Büro für dich Sinnvoll ist und dann rüste deine Hard- und Software
erst auf. In der nächsten Folge gerne etwas mehr über die Software die ich
aktuell nutze.
Enden möchte ich mit
einem Zitat von Wernher von Braun….
"Bei
der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und
der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden"
Viele
Grüße,
Thorsten
Kohlberg
PUG-Mannheim
– Smartphones & More
Keine Kommentare:
Kommentar veröffentlichen