Von Thorsten
Kohlberg
Kannst du
wirklich ganz ohne Papier auskommen?
Nein….
zumindest nicht im Haushalt oder im WC aber im Büro kannst du das zu 95%. Die
restlichen 5% wirst du immer haben, denn andere schicken Dir noch "Papier" Post
in Form von Rechnungen, Werbung usw. zu. Selbst ich bekomme noch meine
Lohnsteuerbescheinigung und meine Gehaltsabrechnungen per Post zugesandt.
Die
Umstellung auf ein papierarmes Büro, im privaten Bereich, ist eigentlich sehr
einfach. Bei Unternehmern und Selbständigen kommt natürlich die rechtliche
Seite wie z.B. Aufbewahrungspflichten, Datenschutz etc. hinzu. Da ich reiner
privat Anwender bin, beschränke ich meine Empfehlungen auch auf diesen Bereich.
Der Weg zu
einem papierarmen Büro ist ein langer aber stetiger Weg, der eigentlich nie
ganz abgeschlossen werden kann. Am Anfang war ich noch skeptisch ob ich alle
meine Papiere digitalisieren möchte, doch nach dem Lesen von vielen guten
Webseiten, die sich mit diesem Thema beschäftigen, war mir schnell klar ja ich
möchte das auch. Ich habe dann einfach angefangen meine "neuen" Papiere
einzuscannen aber aus Sicherheit doch noch das Original aufgehoben. Das war
natürlich immer doppelte Arbeit und brachte mich meinem papierarmen Büro nicht
so richtig Nah.
Also wieder
einige Webseiten gelesen und dann nochmals angefangen, diesmal aber viel
strukturierter.
Hier meine
ersten Schritte in die richtige Richtung:
Digitaler
Aktenschrank oder Ordnerstruktur?
Da ich
mehrere Betriebssysteme nutze (Windows, MacOS, Android) kam ich sehr schnell
von einem geeigneten Datenmanagementsystem (DMS) ab. Es gibt hier sicherlich
gute Programme aber ich wollte auch nicht zu viel Geld investieren. Daher
entschloss ich mich für eine gute Ordnerstruktur diese ist kostenlos und auf
jedem Betriebssystem nutzbar.
Sicherung
der Daten
Nach dem ich
meine Ordnerstruktur hatte und auch schon einige Dokumente dort abgelegt habe,
machte ich mir Gedanken über die Sicherung dieser Daten. Da ich von Hause aus
ein skeptischer Mensch bin und Cloud Diensten nicht alles anvertraue legte ich
mir eine geeignete Network Attached Storage (NAS) zu. Nun habe ich meine eigene
Cloud in der ich meine Daten regelmäßig ablege und sichere. Natürlich reicht
hier eine kleine externe Festplatte auch aus, ich wollte das ganze etwas mehr "Profihafter" anfangen.
Wohin mit
den eingescannten Originalen?
Wie oben
schon erwähnt bin ich ein skeptischer Mensch und möchte meine Dokumente nicht
einfach so als papierknäul entsorgen. Also musste ein für mich geeigneter
Aktenvernichter her. Hier gibt es massig Ware auf dem Markt, für mich reichte
ein einfacher streifen Schredder aus.
Starte durch
aber mit deinen neuen Dokumenten
Schau Dir
nicht deine Unmengen von Ordnern an die du in deinem Leben angesammelt hast.
Starte dein papierarmes Büro mit den neuen Dokumenten die du jeden Tag
bekommst. Es ist viel leichter einfach anzufangen und sich richtig
einzuarbeiten als Ordner für Ordner zu digitalisieren. Damit verlierst du nicht
nur den Überblick, sondern nach kürzester Zeit auch die Lust. Also lass die
Ordner im Regal stehen und kümmere dich um das neue Papier das du auf den
Schreibtisch bekommst.
Wie man
feststellt kann das jeder ohne große Ausgaben selbst erreichen. Wichtig ist nur
der Anfang. Wenn man diesen Schritt mal gegangen ist macht die Weiterführung
und der Ausbau des papierarmen Büros richtig Spaß.
Mein Fazit
Mit diesen
drei Schritten brachte ich erstmal Ordnung auf meinen Schreibtisch und alle
Dokumente liegen dort wo ich ganz einfach auf sie zugreifen kann.
Wie man
erkennt kann das jeder ohne große Ausgaben selbst erreichen. Wichtig ist nur
der Anfang, wenn man diesen Schritt mal gegangen ist macht die Weiterführung
und der Ausbau des papierarmen Büros richtig Spaß. Darüber aber mehr in der
nächsten Folge.
Enden möchte
ich mit einem Zitat von Christian Morgenstern….
"Wer
vom Ziel nichts weiß. Wird den Weg nicht finden."
Vielen
lieben Dank fürs Lesen - und Nachmachen, Fortsetzung folgt ...
Euer
Thorsten Kohlberg
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