Du suchtest schon immer ein Forum, um Dich über "Smartphones & More" auszutauschen, Dich über Neuigkeiten im Hard- und Softwarebereich, oder über Smartphones allgemein zu informieren ?

Dann bist Du bei uns richtig:

Die PUG-Mannheim ist der Treffpunkt für alle User von "Smartphones & More", egal mit welchem Betriebssystem. Wir kümmern uns schwerpunktmäßig um die Systeme iOS, Android OS und Windows Phone, aber auch bei Bedarf um PalmOS, webOS, Windows Mobile, Blackberry und symbianOS. "PUG" steht als Abkürzung für "Palmusergroup" - unter diesem Namen wurde die heutige "PUG-Mannheim" 2002 gegründet. Da die Zeit des "Palm" schon lange Vergangenheit ist, nennen wir uns heute einfach nur "PUG", als Anlaufpunkt für eine Vielzahl mobiler Gadgets.

Viele User wissen gar nicht, welche tollen Funktionen in ihren Geräten stecken. Wir erläutern verständnisvoll mit Tipps und Tricks die große Welt des mobile Computings und zeigen welche zahlreichen kleine Helferlein in Form von Apps (Programmen) hierfür angeboten werden und wie diese den Alltag erleichtern.

Bei uns sind sowohl Profis als auch Anfänger gerne gesehen, die miteinander fachsimpeln und sicher sein können, hochaktuell über das Thema "Smartphones & More" informiert zu werden.

Die PUG-Mannheim trifft sich immer am dritten Mittwoch im Monat ab 18:00 Uhr (nächster Termin siehe unten im Laufband).

Wir freuen uns über jeden neuen Teilnehmer. Sei dabei und mach' mit.

Termin vormerken

Nächstes Treffen: Mittwoch, 21.11.2018 ab 18:00 Uhr im Restaurant-Café "Landolin", Speckweg 17, 68305 Mannheim-Waldhof

21.05.2018

Mein Weg zum papierarmen Büro - Folge 2

Von Thorsten Kohlberg

Folge 1 verpasst ? Hier geht es zu Folge 1: KLICK

In dieser Folge möchte ich euch einmal meine Struktur und mein Setup näherbringen. Wie in der letzten Folge beschrieben, kann man sein papierarmes Büro mit kleinsten Mitteln und Zubehör schon umsetzen. Da ich in ferner Zukunft aber komplett ohne Papier im Büro auskommen möchte, bin ich das ganze etwas strukturierter und professioneller angegangen.

Einfache Ordnerstruktur
Eine einfach aufgebaute und zu verstehende Ordnerstruktur ist mir sehr wichtig. Dabei verzichte ich ganz auf Unterordner damit das Geflecht nicht zu unübersichtlich wird.

Papierarmes Büro (Hauptordner)
010_Geschäftlich
020_Bank
030_Versicherungen
040_Rechnungen
050_Familie

Diese Struktur ist nur ein Beispiel und kann von Person zu Person anders aussehen. Wichtig ist nur: Je weniger Ordner desto einfacher die Ablage und desto einfacher die Suche. Apropos Suche, diese übernimmt einfach das Suchen Fenster meines Windows oder Mac Systems. Hier ist nur auf einen eindeutigen Dateinamen zu achten der die Suche vereinfacht. Meine Daten sind wie folgt benannt: 2018-05-02_aussagekräftiger Dateiname. Ich sortiere meine Daten immer nach dem Datum, dass auf dem Dokument angegeben ist oder wann dieses Dokument von mir erstellt wurde.

Sicherung der Daten
Nach dem ich meine Ordnerstruktur hatte und auch schon einige Dokumente dort abgelegt habe, machte ich mir Gedanken über die Sicherung dieser Daten. Da ich von Hause aus ein skeptischer Mensch bin und der "Wolke" nicht alles anvertraue, legte ich mir eine geeignete Network Attached Storage (NAS) zu. Nun habe ich meine eigene Cloud in der ich meine Daten regelmäßig ablege und sichere. Der Vorteil solch einer NAS ist der Zugriff von unterwegs, somit brauche ich auf Reisen oder bei einem Termin nicht auf meine Daten verzichten.


Digitalisierung von Unterlagen am PC
Ein recht einfacher Weg seine Dokumente zu digitalisieren ist sie einzuscannen. Damit fing ich damals auch an und nutzte mein vorhandenes Multifunktionsgerät, Scanner /Drucker in einem. Nach dem einscannen von 2 dicken Ordnern wurde mir allerdings klar, dass es so nicht weitergehen kann, das Gerät war für diesen Zweck viel zu langsam und die beiliegende Software nicht komfortabel genug. Nach dem konsumieren von einigen Testseiten im Internet, legte ich mir einen geeigneten Mittelklasse Dokumentenscanner mit einem umfangreichen Softwarepaket zu.

·       Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap S1300i
·       Visitenkarten-Scansoftware (lag dem Scanner bei)
·       Abby Finereader (lag dem Scanner bei)
·       Card-Minder Datenbank (lag dem Scanner bei)

Dieser Scanner bietet nicht nur den Vorteil das er sehr klein und kompakt gebaut ist. Man kann ihn wahlweise mit einem Netzteil oder über USB mit Strom versorgen, dass z.B. auf Reisen ein großer Vorteil ist. Durch seinen Duplexscann braucht man seine Dokumente nur noch einmal einzulegen und kann diese per Knopfdruck beidseitig scannen.  

Die Scangeschwindigkeit liegt im „normalen Modus“ bei 12 Seiten/Minute (Farbe) und 24 Seiten/Minute (Graustufen).


Digitalisierung von Unterlagen Mobil
Ja, auch von Unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet kann man Unterlagen einscannen. Bei mir sind das meistens Tankbelege, Restaurantrechnungen, Porto-Nachweise und Visitenkarten. Hier probiere ich gerne auch mal neue Apps aus, aber mein derzeitiger Favorit ist Scanbot, in der kostenlosen Variante, diese reicht mir vollständig aus. Die Daten speichere ich wahlweise auf Google Drive oder direkt in meiner NAS-Cloud. 

Entsorgung der eingescannten Unterlagen.
Achtung! Ich vernichte natürlich nicht alle Unterlagen. Verträge, wichtige Bankunterlagen, Zeugnisse usw. kommen natürlich wieder in einen Ordner im Schrank. Alles was weg kann, möchte ich natürlich sicher und kostengünstig entsorgen. Hierzu nutze ich einen Streifen Schredder aus dem Hause Hama. Diesen konnte ich schon vor Jahren günstig erwerben und er tut immer noch seinen Dienst bei mir. Wer seine Unterlagen noch sicherer vernichten möchte oder muss kann sich in der Norm DIN 66399 nach der geeigneten Sicherheitsstufe informieren. Die stärkste Sicherheitsstufe ist derzeit P-7 (Streng geheim zuhaltende Daten – Geheimdienst) mit einem Cross-Cut von 0,8x5mm.



Mein Fazit zu dieser Folge
Fang mit einer einfachen Ordnerstruktur auf dem PC an und verarbeite deine neu eintreffenden Unterlagen mit deinen vorhandenen Geräten. Überlege Dir, ob ein papierarmes Büro für dich Sinnvoll ist und dann rüste deine Hard- und Software erst auf. In der nächsten Folge gerne etwas mehr über die Software die ich aktuell nutze.

Enden möchte ich mit einem Zitat von Wernher von Braun….
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden"

Viele Grüße,

Thorsten Kohlberg
PUG-Mannheim – Smartphones & More

Keine Kommentare: