Du suchtest schon immer ein Forum, um Dich über "Smartphones & More" auszutauschen, Dich über Neuigkeiten im Hard- und Softwarebereich, oder über Smartphones allgemein zu informieren ?

Dann bist Du bei uns richtig:

Die PUG-Mannheim ist der Treffpunkt für alle User von "Smartphones & More", egal mit welchem Betriebssystem. Wir kümmern uns schwerpunktmäßig um die Systeme iOS, Android OS und Windows Phone, aber auch bei Bedarf um PalmOS, webOS, Windows Mobile, Blackberry und symbianOS. "PUG" steht als Abkürzung für "Palmusergroup" - unter diesem Namen wurde die heutige "PUG-Mannheim" 2002 gegründet. Da die Zeit des "Palm" schon lange Vergangenheit ist, nennen wir uns heute einfach nur "PUG", als Anlaufpunkt für eine Vielzahl mobiler Gadgets.

Viele User wissen gar nicht, welche tollen Funktionen in ihren Geräten stecken. Wir erläutern verständnisvoll mit Tipps und Tricks die große Welt des mobile Computings und zeigen welche zahlreichen kleine Helferlein in Form von Apps (Programmen) hierfür angeboten werden und wie diese den Alltag erleichtern.

Bei uns sind sowohl Profis als auch Anfänger gerne gesehen, die miteinander fachsimpeln und sicher sein können, hochaktuell über das Thema "Smartphones & More" informiert zu werden.

Die PUG-Mannheim trifft sich immer am dritten Mittwoch im Monat ab 18:00 Uhr (nächster Termin siehe unten im Laufband) im Restaurant-Café "Landolin", Speckweg 17, 68305 Mannheim-Waldhof.

Wir freuen uns über jeden neuen Teilnehmer. Sei dabei und mach' mit.

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Nächstes Treffen: Mittwoch, 15.08.2018 ab 18:00 Uhr bei "Edde im Schankhaus Linde", Alte Viernheimer Straße 26, 68623 Lampertheim

23.04.2018

Mein Weg zum papierarmen Büro - Folge 1

Von Thorsten Kohlberg

Kannst du wirklich ganz ohne Papier auskommen? 


Nein…. zumindest nicht im Haushalt oder im WC aber im Büro kannst du das zu 95%. Die restlichen 5% wirst du immer haben, denn andere schicken Dir noch "Papier" Post in Form von Rechnungen, Werbung usw. zu. Selbst ich bekomme noch meine Lohnsteuerbescheinigung und meine Gehaltsabrechnungen per Post zugesandt.  

Die Umstellung auf ein papierarmes Büro, im privaten Bereich, ist eigentlich sehr einfach. Bei Unternehmern und Selbständigen kommt natürlich die rechtliche Seite wie z.B. Aufbewahrungspflichten, Datenschutz etc. hinzu. Da ich reiner privat Anwender bin, beschränke ich meine Empfehlungen auch auf diesen Bereich. 

Der Weg zu einem papierarmen Büro ist ein langer aber stetiger Weg, der eigentlich nie ganz abgeschlossen werden kann. Am Anfang war ich noch skeptisch ob ich alle meine Papiere digitalisieren möchte, doch nach dem Lesen von vielen guten Webseiten, die sich mit diesem Thema beschäftigen, war mir schnell klar ja ich möchte das auch. Ich habe dann einfach angefangen meine "neuen" Papiere einzuscannen aber aus Sicherheit doch noch das Original aufgehoben. Das war natürlich immer doppelte Arbeit und brachte mich meinem papierarmen Büro nicht so richtig Nah.

Also wieder einige Webseiten gelesen und dann nochmals angefangen, diesmal aber viel strukturierter. 

Hier meine ersten Schritte in die richtige Richtung:

Digitaler Aktenschrank oder Ordnerstruktur?
Da ich mehrere Betriebssysteme nutze (Windows, MacOS, Android) kam ich sehr schnell von einem geeigneten Datenmanagementsystem (DMS) ab. Es gibt hier sicherlich gute Programme aber ich wollte auch nicht zu viel Geld investieren. Daher entschloss ich mich für eine gute Ordnerstruktur diese ist kostenlos und auf jedem Betriebssystem nutzbar.

Sicherung der Daten
Nach dem ich meine Ordnerstruktur hatte und auch schon einige Dokumente dort abgelegt habe, machte ich mir Gedanken über die Sicherung dieser Daten. Da ich von Hause aus ein skeptischer Mensch bin und Cloud Diensten nicht alles anvertraue legte ich mir eine geeignete Network Attached Storage (NAS) zu. Nun habe ich meine eigene Cloud in der ich meine Daten regelmäßig ablege und sichere. Natürlich reicht hier eine kleine externe Festplatte auch aus, ich wollte das ganze etwas mehr "Profihafter" anfangen.

Wohin mit den eingescannten Originalen?
Wie oben schon erwähnt bin ich ein skeptischer Mensch und möchte meine Dokumente nicht einfach so als papierknäul entsorgen. Also musste ein für mich geeigneter Aktenvernichter her. Hier gibt es massig Ware auf dem Markt, für mich reichte ein einfacher streifen Schredder aus.

Starte durch aber mit deinen neuen Dokumenten
Schau Dir nicht deine Unmengen von Ordnern an die du in deinem Leben angesammelt hast. Starte dein papierarmes Büro mit den neuen Dokumenten die du jeden Tag bekommst. Es ist viel leichter einfach anzufangen und sich richtig einzuarbeiten als Ordner für Ordner zu digitalisieren. Damit verlierst du nicht nur den Überblick, sondern nach kürzester Zeit auch die Lust. Also lass die Ordner im Regal stehen und kümmere dich um das neue Papier das du auf den Schreibtisch bekommst.

Wie man feststellt kann das jeder ohne große Ausgaben selbst erreichen. Wichtig ist nur der Anfang. Wenn man diesen Schritt mal gegangen ist macht die Weiterführung und der Ausbau des papierarmen Büros richtig Spaß.

Mein Fazit
Mit diesen drei Schritten brachte ich erstmal Ordnung auf meinen Schreibtisch und alle Dokumente liegen dort wo ich ganz einfach auf sie zugreifen kann.

Wie man erkennt kann das jeder ohne große Ausgaben selbst erreichen. Wichtig ist nur der Anfang, wenn man diesen Schritt mal gegangen ist macht die Weiterführung und der Ausbau des papierarmen Büros richtig Spaß. Darüber aber mehr in der nächsten Folge.

Enden möchte ich mit einem Zitat von Christian Morgenstern….
"Wer vom Ziel nichts weiß. Wird den Weg nicht finden."

Vielen lieben Dank fürs Lesen - und Nachmachen, Fortsetzung folgt ...
Euer Thorsten Kohlberg

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